Как составляется и отправляется письмо о смене расчётного счёта?

Зачем нужно письмо о смене расчётного счёта? Как оно оформляется? Какие необходимо указывать реквизитные данные? Осветим обозначенные темы и разберём дополнительно некоторые связанные с ними подвопросы.

Письмо о смене расчётного счёта

Письмо о новом расчётном счёте и его специфика

Заблаговременное оповещение партнёров и контрагентов об изменении реквизитных данных расчётного счёта компании – мероприятие крайне важное и даже обязательное. Если не сделать этого вовремя, очередные платежи могут уйти на старые реквизиты.

Важно! Реквизиты – элемент условий соглашения. Отправление уведомления об их изменении является не только правом, но и обязанностью учреждения.

Ранее, если открывался новый РС, следовало написать и отправить письма в Фонд социального страхования, Федеральную налоговую службу и Пенсионный фонд России. Игнорирование данного требования приводило к штрафу в 5 000 рублей. Сегодня эта обязанность исполняется банками, в то время как госорганы получают оповещения (автоматически).

Примечание 1. Если старый платёжный инструмент всё ещё работает, уведомить партнёров о новом всё равно необходимо. Может быть так, что для каких-то компаний это вопрос ускорения расчётных процессов, т.к. внутри системы одного кредитно-финансового учреждения транзакции осуществляются оперативнее.

Закон

Письмо с оповещением составляется обычно юристами компании. В ряде случаев задача ложится на плечи секретарей и самих руководителей. Однако кто бы не занимался информирующим документом, он должен соблюдать некоторые правила. О них и поговорим далее.

Как составляется уведомление о замене РС?

Законодательно в России не установлены какие-либо нормы, касающиеся порядка составления письма о смене реквизитов РС. По сути, самое главное здесь – это деловой характер документа.

При оформлении уведомления придерживаются следующих положений:

  1. Письмо начинается с указания данных отправляющей и принимающей сторон. Прописываются не только наименования организаций и структур, но и должности, а также ФИО.
  2. Основная смысловая часть полностью описывает суть ситуации. В документе должны присутствовать как реквизиты, так и гипотетические просьбы в связи с наступившими изменениями.
  3. Бумага обязательно заверяется. Подпись ставит руководитель или уполномоченное лицо. Помимо этого, должны быть в наличии дата и исходящий номер письма.

Оформляется оповещение или на фирменном бланке компании, или на обычном листе формата А4. Предпочтение следует отдавать первому варианту.

Примечание 2. Любые изменения в связи с расчётным счётом следует регистрировать в журнале. Это основа разрешения споров с контрагентом и доказательство отправки уведомления (и его приёма).

Требуемые реквизиты

Если даже изменения коснулись только РС, всё равно при информировании контрагентов и партнёров рекомендуется указывать актуальные банковские реквизиты полностью.

В письме указываются:

Вдобавок к этому обязательно упоминается дата, с момента наступления которой старые реквизиты стали неактуальными. Одновременно получатель информируется о необходимости в дальнейшей работе учитывать состоявшиеся перемены.

Порядок отправления письма

Письмо лучше всего отправлять до закрытия старого РС (если это происходит). Предпочтительные варианты – личное вручение документа или его отправление почтой.

Важно! Обязательно на втором экземпляре нужно проставить отметку о вручении уведомления и его передаче секретарю или в канцелярию.

Стандартное правило – дублировать письмо. Т.е. отправляя его почтой или доставляя лично, нужно ещё пользоваться и факсом. Таким образом получатель информируется о документе и ожидает его доставки. Данный подход исключает ситуацию, когда бумага теряется в поступающей корреспонденции или не доходит вообще.

Работники

Заключение

Уведомление о смене РС является важным документом. И партнёры, и контролирующие структуры следует держать в курсе любых изменений, связанных с платёжным инструментом. Чтобы не столкнуться с какими бы то ни было проблемами, юридическое лицо должно придерживаться установленных правил в связи с оформлением и отправлением данной бумаги.


Ссылка на основную публикацию