Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды и порядок оформления

Первичные документы бухгалтерского учета – важное явление не только с точки зрения объективного отражения реалий финансовой деятельности учреждения, но и по причине серьёзности вопроса налогообложения. Кроме того, здесь речь об определении объёма обязательств. Рассмотрим тему в нашей статье.

Что это такое?

Какие документы считаются первичными? Те, что регистрируют определённый набор уже совершённых хозяйственных действий.

ПБУ – обязательный элемент, необходимый для управления предприятием.

Суть явления

На основании вышесказанного можно сделать вывод: первичные документы бухгалтерского учёта – задокументированное подтверждение факта организованных сделок, которые имеют непосредственное отношение к хоздеятельности учреждения и поспособствовали наступлению некоего экономического эффекта.

Законодательная база

Всё, что имеет отношение к “первичке”, регулируется Федеральным законом №402 “О бухгалтерском учете” от 06 декабря 2011 года.

Что в нём обозначено в частности? Например, нормативный акт определяет, что справочные данные необходимы при сотрудничестве с налоговыми службами – для освидетельствования корректности расчётов. Это залог отсутствия у сотрудников ФНС замечаний и претензий в связи с процедурой определения базы налогообложения.

Примечание 1. Закон не закрепил конкретных форм для ДПБУ. Здесь у компаний-хозсубъектов есть свобода действий. С порядком оформления документации все определяются в соответствии со своим внутренним регламентом.

Временные регламенты

Ныне действующие регламенты обязывают хранить документы ПБУ на протяжении пяти лет. Пока не истёк данный период, налоговики в любой момент могут запросить бумаги для последующих изучения и проверки.

Примечание 2. Бывает, что первичный бухучёт привлекается в статусе доказательств во время каких-либо судебных процессов. По этой причине важно сохранить документы хотя бы на 5 лет – это предупредит возникновение нехороших ситуаций или, как минимум, подготовит к ним.

Подробнее о сроках читайте ниже (под соответствующим заголовком).

Список

Перечень справок, которые обеспечивают выполнение главных функций, обычно неизменен – при этом утверждают его на высшем уровне.

Сегодня в список выходят:

1. Акт приёма-передачи. Его составляют по итогам оказания той или иной услуги – в качестве подтверждения соответствия результатов трудовой деятельности заявленному качеству и их одобрения представителями принимающей стороны.
2. Акты приёма-передачи за номером ОС-1. Применяется с целью зафиксировать все операции поступления и вывода основных средств.
3. Договоры. Во многом основополагающий документ, поскольку в нём оговариваются фундаментальные вещи – условия взаимодействия в рамках сделки, возлагаемая на участников ответственность, финансовые нюансы. Письменная форма соглашения обязательна не во всех случаях – например, при получении покупателем товарной квитанции считается, что сделка уже заключена.
4. Кассовая документация. Сюда относятся приходные и расходные кассовые ордеры, а также кассовая книга. В этих документах содержатся сведения о финансовых операциях, которые были проведены при осуществлении разнообразных сделок.
5. Расчётные ведомости. Нужны для отображения любых аспектов в связи с расчётами по оплате труда наёмного персонала. Сюда вносится весь пласт информации о премиях, доплатах и других способах финансово стимулировать работников.
6. Счета. Данные документы говорят о готовности покупателя оплачивать товар и услуги, предоставляемые продавцом. Также в них фиксируются конкретные условия сделки и расценки. В ситуации, когда, например, приобретателя продукции не устраивает её качество, он может затребовать возвращение своих денег – как раз на основании имеющегося счёта.
7. Товарная накладная. В бумаге фиксируется весь список передаваемых товаров и материалов. Составляется она в нескольких экземплярах, что зависит от числа участников (сделки).

Знать все описанные явления необходимо для нормального обеспечения работы организации.

Виды ДПБУ

Видов первичной документации бухучёта довольно много. Это зависит, в частности, от той или иной цели применения документа в перспективе.

Самый распространённый способ классифицировать ПБУ – разделить её на внутреннюю и внешнюю.

Первый тип – это собственность компании: документы выпускаются для решения конкретных задач. Составляются они специалистами учреждения, а действие бумаг ограничивается пределами юрисдикции организации. Сюда относятся те документы, которые необходимы для эффективного обеспечения хоздеятельности.

Примечание 3. Если документ поступает извне либо составляется сотрудниками компании и передаётся другому юридическому лицу (к примеру, налоговикам или клиентам), он автоматически становится внешним.

Можно выделить 3 категории внутренних документов:

1. Распорядительные. В таких указываются сведения, важные для донесения работникам учреждения, подразделениям, филиалам, а также начальникам. На основании таких бумаг отдаются некоторые распоряжения, обязательные к выполнению, или приказы.
2. Исполнительные (иначе – оправдательные). В них фиксируются факты, подтверждающие осуществление разных хозопераций и свидетельствующие об их завершении.
3. Бухгалтерского оформления. Это категория систематизации данных других документов. Нужна для обобщения и сбора информации.

Примечание 4. В некоторых ситуациях используется комбинированная документация. Типичные примеры: кассовые ордеры, требования, авансовая отчётность и пр.

Какие данные вносятся в документы?

Кроме того, что относится к документам ПБУ, как они оформляется, куда их применяют и на какие виды делятся, возникает и другой – очень важный – вопрос: какую информацию они содержат?

Законодательно установлено, что в первичном бухучёте обязательно должны быть в наличии определённые информационные данные. Конкретно пункт 2-ой статьи 9 Федерального закона №402 “О бухгалтерском учете” от 06 декабря 2011 года гласит, что к числу обязательных реквизитов первичной документации бухгалтерского учёта относятся:

• наименование документа;
• число, месяц и год составления;
• название субъекта экономической деятельности – создателя док-та (наименование должно быть полным);
• описание содержания хозяйственной деятельности, которая связана с создаваемым актом;
• объёмы натурального измерения факта хоздеятельности либо его денежного эквивалента (при этом необходимо указывать единицы измерения);
• названия должностей – того лица, что совершило сделку/операцию, и того, кто её оформлял;
• фамилии, инициалы имени и отчества, а также подписи (могут понадобиться и другие реквизиты – для полноценной идентификации причастных лиц).

Примечание 5. В упомянутой статье отдельно отмечается недопустимость принятия в учёт таких документов, которые оформляют несуществующие факты хозяйственной деятельности или обозначающие фальшивые сделки.

Обратите внимание, что несоответствие хотя бы по одному пункту делает бумагу недействительной, а потому могут возникнуть вопросы касательно того, как ведётся бухгалтерия, и всё ли находит своё отражение в документации из того, что должно.

Правила оформления

Кроме содержания, закон также определяет специальные правила, по которым ДПБУ оформляются.

Например, в качество одного из ключевых требований выступает такое: обязательны аккуратность и отсутствие ошибок – грамматических и/или пунктуационных. Кроме того, нельзя допускать какие-либо опечатки.

Если налоговики обнаружат недочёты в документе, от нарушителя законодательных норм потребуют его переделать.

Примечание 6. Повторение эксцесса с недоработками или ошибками может привести к наложению штрафных санкций. Это абсолютно легальная мера в подобной ситуации.

Ниже рассмотрим конкретнее рекомендации по теме и допустимые способы исправления.

Рекомендации

По вопросу следует всегда обращать внимание на следующие моменты:

1. Разрешено применять при создании документа шариковые и чернильные ручки, персональные компьютеры и другие образцы специальной вычислительной техники.
2. Составление документа считается уместным, когда планируется осуществление каких-либо хозяйственных операций, нуждающихся в отображении. Есть исключения, которые позволяют провести оформление бумаги уже по завершении операции или сделки – норма же подразумевает заблаговременное исполнение.
3. Расчётные данные (все) фиксируются не только в числовой форме, но и в письменной. Возле каждой цифры должна находиться пропись.
4. Обязательно вносятся все реквизитные данные, что есть в бланке. При наличии каких-то причин для отсутствия информации строка всё равно не оставляется пустой. Ставится прочерк.

Обратите внимание: несоблюдение перечисленных рекомендаций может привести к достаточно серьёзным трудностям.

Примечание 7. Когда необходимо продублировать число прописью, делается это так: “56 803 (пятьдесят шесть тысяч восемьсот три)” – без кавычек.

Как делаются исправления?

Что нужно знать: при необходимости сделать исправление категорически нельзя пользоваться разного рода корректорами и штриховкой. Это вообще недопустимо.

В распоряжении есть три способа, рекомендуемые, когда нужно что-то исправить:

1. Контурная корректировка. Неправильно указанные данные перечёркиваются ровной прямой линией, а рядом указываются корректные сведения. Важный нюанс – наличие сноски “Исправленному верить” на месте каждого исправления (с датой и подписью того должностного лица, кто вносил правку). Нецелесообразно применять такой способ, когда речь идёт о документах, фиксирующих поступление и расходование денег.
2. Дополнительная запись. Характерно для обстоятельств, при которых происходит оформление суммарных значений по сделкам с серьёзно заниженными показателями. Чтобы избежать повторного создания документа, делаются дополнительные проводки на недостающие объёмы средств – в нынешнем периоде или в следующем.
3. Сторнировка. Это способ исправления базируется на использовании отрицательных значений. Все неправильные данные дублируются красным цветом (чернилами) – рядом размещаются верные сведения.

Документы первичного бухгалтерского учёта составляются и письменно, и в электронной форме. Сегодня есть такая тенденция: многие организации страхуются и оформляют документацию как на бумаге, так в цифровой версии. Причём первые применяются в перспективе для внутренних нужд, в то время как вторые обычно направляются в Федеральную налоговую службу для проверки (по требованию).

Сроки хранения

Несколько раз уже упомянутый нами в статье Федеральный закон №402 от 06 декабря 2011 года “О бухгалтерском учете” регламентирует и сроки хранения первичной документации.

Конкретно сведения указана в статье 29, которая так и называется – “Хранение документов бухгалтерского учета”. Согласно ей вся документация должна в обязательном порядке храниться у субъекта экономической деятельности.

Данные положения также подтверждаются Приказом Минкультуры Российской Федерации №558 от 25 августа 2010 года – “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”.

Примечание 8. Сотрудники налоговой службы имеют право в любой момент сделать запрос и получить нужные им документы за определённый временной промежуток. Учреждение не может отказать в этом. Также всю документацию разумно хранить и дольше – на случай гипотетических судебных процессов: она будет использоваться в качестве доказательной базы.

Соблюдать установленные законом сроки хранения необходимо строго. При этом стоит страховаться и содержать архивные бумаги не только для удовлетворения запросов со стороны ФНС, но и для подкрепления внутренних нужд: это может стать подспорьем в конфликтных ситуациях, которые иногда неизбежно возникают в процессе осуществления хозяйственной деятельности.

Классификация учётных регистров

Когда первичная документация по сделке подготовлена и оформлена, все сведения дублируются и вносятся в учётный регистр. Что он представляет собой? Это аккумулирующий основные данные по сделке носитель.

Основываясь на сути регистра, можно составить определённую систему классифицирующих признаков. Например, если иметь в виду облик, то тут используются книги, листы и учётные карты.

Если говорить о механизмах ведения, здесь существуют три группы:

1. Хронологические. Все действия и события отмечаются соответственно строгим временным рамкам. Вначале указываются те операции, что были проведены ранее. Такой тип регистра является самым сложным, т.к. приходится иметь дело с колоссальным объёмом информации, из-за чего легко не внести какие-то данные.
2. Систематические. Сделки вносятся в виде экономических показателей. Этот тип даёт представление об экономическом эффекте, который наступил в результате проведения операции. Также такие регистры помогают анализировать расходную и доходную части. Типичный представитель – кассовая книга.
3. Комбинированные. Сочетают признаки первых групп.

Без понимания важности УР и умения правильно организовать работу с ними хоздеятельность компании может пострадать.

Заключение

Организации самостоятельно определяются с тем, как выглядит формат того или иного документа первичной бухгалтерии – заранее определён лишь сам перечень. Все данные оформленной бумаги всегда сразу же заносятся в учётный регистр.