Что такое регистры бухгалтерского учета и для чего они предназначены?

Бухучёт является неотъемлемой частью нормальной деятельности любого предприятия – и даже залогом эффективности его работы. С явлением связаны многие процессы, документы и правила. В данной статье мы рассмотрим вопросы: что такое регистры бухгалтерского учета и для чего их используют?

Что это?

Для начала дадим краткое определение.

Регистры бухучёта – важная составная часть бухгалтерской деятельности: эти элементы способствуют сохранению и упорядочению сведений, содержащихся в первичной финансовой и налоговой документации.

Регистры необходимы для систематизации хозопераций на бухгалтерских счетах. При этом они могут по-разному оформляться. Содержат их в спецжурналах и на листах. Всё больше их ведение организуется с применением компьютеров.

Примечание 1. Если учётные регистры на предприятии ведутся с помощью ПК, важно предусмотреть возможность предоставления соответствующей информации на бумаге, в виде документа – физического носителя.

До 2013 года все сведения, что содержали в себе регистры бухучёта, относились к категории коммерческой тайны.

Сегодня они выполняют две функции в контексте хозяйственной деятельности учреждений/компаний:

• фиксируют итоговые данные на бухгалтерских счетах;
• способствуют формированию бухгалтерской отчётности, которая показывает результаты работы организации за тот или иной период.

Теперь, когда мы знаем общую суть явления, можно перейти к рассмотрению отдельных моментов работы с регистрами, их видов, правил хранения и т.д.

Назначение регистра бухучёта

Эффективность деятельности предприятий находится в прямой зависимости от того, насколько эффективно осуществляется контроль финансовых поступлений и расходов. Это имеет связь с отражением итогового баланса. Всем этим занимается бухгалтерский отдел, без которого развитие любой компании невозможно.

Примечание 1. Даже если представить, что какой-то начальник предпочёл бы обходится без указанного инструмента финансового самоконтроля, делать это всё равно приходится. Федеральный закон “О бухгалтерском учёте” от 06 декабря 2011 года №402-ФЗ обязывает юрлиц передавать Федеральной налоговой службе информацию о фактическом балансе, имеющихся долгах и пр.

Фактически, нет возможности уклониться от ведения бухучёта.

Для каких же целей их (регистры) используют? Если простыми словами: из всего вышесказанного следует, что главное назначение регистров – систематизация бухгалтерских сведений.

Какие сведения отражаются в форме?

До 2013 года использовалась единая для всех хозяйствующих субъектов форма регистра. Все юридические лица обязаны были соблюдать установленный образец. Сегодня же обстоятельства несколько иные.

То, как выглядит регистр, определяется руководителями организаций. Однако всё равно есть общие требования. Обязательно в документе есть:

• заголовок (название);
• наименование учреждения;
• временной отрезок, на протяжении которого вёлся данный бухгалтерский регистр;
• классифицированные объекты учёта;
• денежный знак конкретной операции;
• должности тех лиц, которые ответственны за ведение документа, и их реквизитные данные.

Ниже мы перейдём к исследованию того, как классифицируются регистры.

Классификация

Есть всего три типа классификации. Рассмотрим существующие основания и то, какие документы относятся к каким типам.

Назначение

По этому основанию выделяют регистры:

1. Хронологические. Например, это журналы регистрации (записей), фиксирующие все события за какой-то промежуток времени в хронологическом порядке.
2. Систематические. Сюда относится сальдовая ведомость, систематизирующая хоздеятельность.
3. Комбинированные. Этот вид объединяет два указанных.

В последнем случае применение разных способов отражения операций способствует их большей наглядности.

Обобщение информации

Здесь речь идёт о двух разновидностях.

Синтетический регистр. В таком документе указывают лишь дату операции и сумму.

Аналитический. Операция отражается не только через указание реквизитов, но и через её подробное описание.

Внутри типа также возможно использование гибридного документа.

Внешний вид

Это самое очевидное основание. Оно представляет, как регистр может выглядеть.

Всего тут четыре формы:

• книга – с пронумерованными листами, печатью и подписями ответственных лиц;
• карточка (машинописная таблица);
• лист свободной формы – фактически, это подшиваемая таблица (для такого вида ведут спецреестр, исключающий подмену и другие нелегальные действия);
• виртуальный образец (характерно то, что его заверяют электронной подписью).

Использование тех или иных регистров определяется потребностями предприятия и принятым порядком документооборота.

Корректирование внесённых данных

Должностные лица, уполномоченные вносить данные в реестры и подписывать их, несут ответственность за отражение всех бухгалтерских операций. Они же отвечают и за детальное фиксирование информации на счетах.

Важнейшее условие хранения регистров – обеспечение защиты от доступа сторонних лиц. Также нужно обезопасить документы от внесения нелегальных корректировок.

Примечание 2. Разглашение сведений, которые есть в регистрах и запрещены к распространению, подразумевает ответственность перед законом.

Как исправление обнаруженной ошибки выглядит на практике? Нюансы есть следующие:

1. Неправильный элемент зачёркивается горизонтальной линией. При этом важно сохранить читаемость исправленного.
2. Над зачеркнутыми данными пишутся верные.
3. Всем поправкам даётся пояснение. Делает это соответствующее должностное лицо.

Требований не так много, но их крайне важно соблюсти.

Как хранится документ?

Как бы это не было банально, нужно отметить некоторые важные нюансы хранения регистров. Вся бухгалтерия размещается в таких помещениях/ёмкостях/ящиках, которые защищают документы от влаги, прямого света и прочих деструктивных явлений. Обычно в роли таких мест выступают сейфы, специальные ячейки, шкафы и прочее.

То, сколько следует хранить обозначенные документы, предписано статьёй 29 Федерального закона от 06 декабря 2011 года за номером 402 – “О бухгалтерском учете”. Кроме того, данный момент регулирует пункт 8 статьи 23 части первой Налогового кодекса России. В первом случае обозначен срок 5 лет с момента окончания отчётного периода. Во втором – минимум 4 года после начала налогового периода.

Такое пристальное внимание к временным рамкам хранения объясняется иногда возникающей необходимостью поднимать архивы. Частая причина – судебные процессы. Причём не обязательно должна быть прямая связь с самой организацией: возможна какая-либо тяжба с участием одного из работников.

Примечание 3. Иногда регистры содержат дольше. Например, зарплатные ведомости хранятся 75 лет с момента их создания и регистрации.

Пример

Чтобы лучше понять, чем является по сути регистр учёта, необходимо рассмотреть пример. Наглядная подача облегчает усвоение материала.

Один из самых распространённых регистров в учёте – оборотно-сальдовая ведомость. Она особенно часто используется, если нужно составить учётный баланс.

Сведения в рамках ОСВ оформляются таблицей, разделённой на три блока:

• 1-ый отражает тот остаток, что был зафиксирован в начальный момент периода;
• 2-ой посвящён имеющемуся обороту хоздеятельности;
• 3-ий, как нетрудно догадаться, содержит информацию об остатке на конец периода.

Предполагается, что в каждый блок данные вносятся и по дебету, и по кредиту. Как итог, конечная сумма по каждому из столбцов в норме совпадает.

Чтобы лучше усвоить суть ОСВ, ознакомьтесь с тем, как выглядит таблица по ведомости.

Таблица 1. Учётный регистр в бухучёте. Оборотно-сальдовая ведомость.

Примечание 4. При организации ведения бухучёта с применением специализированного программного обеспечения может быть необходимо учитывать такой факт: реестры ведут в специально назначенных формах – как в электронном виде, так и в бумажном. Примеры регистров на физическом носителе или в виртуальном формате – так называемая главная книга и/или ОСВ, описанная выше.

Конечно, кроме обозначенного вида рассматриваемого в статье явления, есть и другие, однако предложенный пример – наиболее понятный. Изучив его, можно глубже вникнуть в назначение регистров и лучше понять их важность.

Заключение

Все без исключения организации должны использовать регистры при осуществлении собственных хозяйственных мероприятий – это обязательство, определённое на законодательном уровне. Как мы уже отмечали выше, данная документация является основанием для формирования отчётности за конкретный рабочий период предприятия. Кроме того, она помогает систематизировать важнейшие бухгалтерские сведения, отражающие все операции компании.