Для чего и как хранить чеки по эквайрингу?

В предлагаемых Вашему вниманию материалах исследуем такую тему: как хранить чек по эквайрингу? Попутно ответим и на ряд других вопросов. Сколько по времени нужно это делать? Так ли необходимо? Для чего? Завершим же рассмотрением алгоритма передачи чеков банку.

Как хранить чек по эквайрингу

Чек в эквайринге – нужен ли?

Дискуссия на тему необходимости фискального чека при оплате в режиме онлайн и необходимости его хранить ведутся уже довольно давно. В определённый момент вступил в действие Федеральный закон “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации” от 22 мая 2003 г. №54-ФЗ.

Данный законодательный акт определил порядок применения кассовых устройств при оплате товаров и услуг с помощью банковской карты или наличности. Однако на тот момент создатели закона не могли учесть модернизацию технологий и появление возможности оплачивать необходимое в режиме онлайн.

До 07.2016 54-ФЗ можно было трактовать следующим образом: “Фискальный чек нужен при оплате товаров и услуг картой через устройство самообслуживания или при оплате наличностью. С другой стороны чек не необходим при прямом перечислении средств на расчётный счёт компании.”

Банк

Сегодня же такая интерпретация не отвечает существующим реалиям. Федеральный закон “О внесении изменений в Федеральный закон “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчётов с использованием платёжных карт” и отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 03 июля 2016 г. №290-ФЗ однозначно определяет, что фискальная документация нужна в случае реализации оплаты любым способом – в т.ч. при:

  • продаже товаров и предоставлении услуг;
  • выплате лотерейных выигрышей;
  • электронных платёжных операциях (к примеру, речь здесь идёт о пополнении баланса мобильного телефона или внесении средств через приложение в счёт услуг ЖКХ);
  • получении платного контента – игровых и других приложений, книг, софта и пр.;
  • т.д.

Отсюда проистекает однозначный ответ на вопрос “Нужен ли чек по эквайрингу”: да, без него обойтись никак не выйдет.

Примечание 1. Следует помнить, что чеки обязательно на протяжении некоторого времени хранятся. Ниже уделим этому моменту внимание предметно.

Сколько по времени следует хранить?

Документация, относящаяся к категории первичной кассовой, согласно действующему законодательству хранится в течение пяти лет. Данное правило было установлено Постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. №470 “Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями” (на 11.2019 г. утерял актуальность).

В законе предусмотрели исключение – для товарных чековых копий и использованных кассовых чеков. Данные документы подразумевалось хранить 10 суток.

Важно! Хранение эквайринговых чеков и прочих подобных документов находится в зоне юрисдикции материально ответственного должностного лица.

Примечание 2. Z-отчёты с контрольно-кассовых машин (в том числе с терминалов POS) относятся к первичным документам, потому на их хранение уходит пять лет.

Документы

В большинстве случаев по договору эквайринга предусмотрены как сам факт хранения чеков, так и временной промежуток, на протяжении которого документы содержатся. Это период в три года. При этом чеки (иначе говоря, слипы) предоставляются в кредитно-финансовое учреждение не позже, чем по истечении трёх суток с момента получения запроса от него.

Далее рассмотрим, с какой целью и в каком порядке хранятся чеки.

Для чего нужно хранить?

Наличие в распоряжении предприятия сохранённых чеков в первую очередь обусловлено его же потребностями, такими как:

  1. Избежание штрафных санкций от налоговой службы. Актуально, например, при утере Z-отчёта.
  2. Корректное ведение бухгалтерии. При безналичных расчётах и расчётах наличностью используются разные кассовые секции – это даёт возможность исключить двойное налогообложение.
  3. Разрешение споров с клиентами.
  4. Возвращение денег.
  5. Проверка статуса транзакции.

Кроме того, банк, с которым заключено соглашение о предоставлении эквайрингового сервиса, имеет полное право требовать предоставления в его отделение всех слипов за тот или иной промежуток времени – или за определённое число. Если хранение бумаг организовано правильно, на подачу требуемых сведений уходит меньше времени в сравнении с прописанным в договоре (три дня).

Как же правильно хранить чеки? Современные ККМ печатают их на термоленте (как правило). Данные, которые наносятся на неё, со временем выцветают: никакие особенным образом организованные условия не смогут существенно повлиять на данный процесс. Но что тогда делать, если хранить необходимо несколько лет?

Проверка

 

 

Примечание 3. В увеличении сроков сохранности данных помогает ксерокопия. Оригинал, даже если он уже выцвел, прикладывается к копии – последняя заверяется подписью ответственного сотрудника и печатью компании. К Z-отчёту также прикрепляется справка по форме КМ-6.

Важно! Подшивать слипы к кассовой документации не нужно. Оптимальный путь – складирование их в определённом месте с разделением закладками по дням и месяцам.

Что делать с теми чеками, что потеряли востребованность? Неактуальные слипы или отправляют в архив, или подвергают утилизации.

Порядок передачи слип-чеков банковской компании

Сверка итогов по POS-терминалу – ежедневная процедура. Эквайеру отправляется вся информация по осуществлённым операциям. Свидетельством здесь выступает закрывающий отчёт по устройству.

В некоторых случаях банковская компания делает запрос на предоставление слип-чека и получение детальной информации по операции. Данная мера направлена, в частности, на профилактику мошенничества (со стороны покупателей).

Для корректного предоставления данных в банк нужно следовать определённому алгоритму:

  1. Получите банковский запрос по поводу слипов. Особенное внимание нужно уделить обозначенному временному промежутку.
  2. Найдите чеки за указанный в запросе период.
  3. Составьте опись документов – слипов с заверенными ксерокопиями и пояснений.
  4. Сформируйте пакет документов. Приложите к нему опись.
  5. Отправьте документацию с курьером в банк. Доставить бумаги можно и лично.
  6. На описи отметьте факт принятия пакета ответственным должностным лицом (с его подписью).

Как видно, порядок действий нехитрый. Главное – соблюсти дотошность.

Опись

Заключение

Сохранение чеков – это вопрос предупреждения штрафов, которые могут быть назначены организации налоговой службой. Кроме того, это инструмент оперативного урегулирования любых споров с клиентами и проверки статуса платёжной операции. Поэтому документ так важен и работой с ним предпринимателям и юрлицам пренебрегать нельзя.


Ссылка на основную публикацию